Det är svårt att hålla jämna steg med de allestädes närvarande mobila enheterna och hantera en mängd appar, vilket har allvarliga konsekvenser för företag i allmänhet och för franchisegivare i synnerhet.
Det är därför som framsynta företag och franchisegivare söker efter en enhetlig upplevelse som samlar alla former av intern kommunikation i en enda plattform som främjar bättre kontroll och samarbete och som sömlöst integreras med deras andra affärsapplikationer.
Låt oss förklara varför detta kan vara en sådan utmaning.
Internkommunikation
När många människor diskuterar kommunikation inom ett företag tänker de först på marknadsföring och PR-kommunikation som stöder varumärkesfrämjande och försäljning. Pressmeddelanden, e-post, kampanjer i sociala medier och bloggar är några av de viktigaste exemplen som jag kommer att tänka på.
Men många glömmer ofta bort den interna kommunikationen som sker i alla företag, särskilt i en geografiskt spridd organisation som en franchise. Internt samspel är avgörande för att upprätthålla engagemanget hos franchisetagare och anställda och, i slutändan, för systemets totala lönsamhet, efterlevnad och tillväxt.
Det finns dock vissa problem som inte bör ignoreras när en franchisegivare tillåter okontrollerad användning av chattappar och offentliga plattformar för sociala medier för intern kommunikation.
Utmaningen med olika kanaler
Användningen av interna kommunikationsverktyg har ökat betydligt sedan den tid då man bara skickade e-post och nyhetsbrev till personalen. Instant Messaging, plattformar för sociala medier, supportforum och olika intranät finns numera i de flesta organisationer och utgör ett modernare sätt för de olika aktörerna i en franchise att komma i kontakt med varandra.
Många plattformar för chatt och sociala medier är gratis (eller billiga), lätta att registrera sig för och ännu lättare att använda. Detta leder ofta till att personer och avdelningar använder för många olika plattformar och appar utan någon central övervakning eller input från varumärkesägaren/filialisten.
Kommunikation är en bra sak tills man dricker för mycket av den (precis som ett gott vin!). Eftersom det är så lätt att dela med kollegor med hjälp av alla dessa appar flyter mycket (för mycket) information runt i många olika kanaler. Detta är oftast inte till någon hjälp och ibland till och med skadligt.
Risker
All kommunikation och informationsdelning inom nätverket sker mellan människor, och människor är inte fasta tillgångar. De flyttar och byter jobb och lojalitet.
I franchiseföretag, särskilt de med hög personalomsättning, kan känslig information hamna någonstans där den inte skulle vara.
När du som franchisegivare inte har något sätt att effektivt hantera användarkonton och användaråtkomst har du inte heller någon kontroll över vem som finns i vilken app, plattform eller e-postlista.
Detta innebär att du kan utsättas för alla möjliga säkerhetsrisker. Till exempel kan en butiks- eller restaurangchef gå till din största konkurrent och ändå få tillgång till alla dina interna hemligheter. Jag tror att vi kan enas om att det aldrig kan leda till något gott.
Det fyrdubblar förmodligen din arbetsbelastning.
Det är mycket arbete bara för att ha en rimlig chans att nå alla avsedda mottagare. Det kommer definitivt att öka dina supportkostnader och minska skalbarheten för snabb tillväxt. Och så är det frågan om hur du vet att din information verkligen har lästs.För dem som arbetar med central support eller har till uppgift att generera internt innehåll och information kan alla dessa olika appar och plattformar vara ett hot. Det är inte bara på grund av säkerhetsfrågorna, utan också för att du inte vet vem som är på vilken plattform eller kanal. Du kan vara tvungen att lägga upp samma information på två, fem eller sju olika system varje gång. E-postlistor, Facebook-grupper, WhatsApp, SnapChat, sms, intranätet osv. Det är en sump som du måste ta dig ur.
Ett sätt att få ett grepp om hur det ska åtgärdas.
Du kanske tror att detta är ett programvaruproblem och att du kan låta IT-byrån ta hand om det.
Det kan du göra, men ibland är problemet något mycket svårare än enbart programvara: företagskulturen. Detta är mycket svårare att åtgärda, men kombinationen av smart och relevant programvara med en stark kultur kan göra underverk.
Om franchisetagare och anställda inte har insikter och förståelse för hur ditt varumärke fungerar med internkommunikation och om de som har centrala positioner inte föregår med gott exempel kommer ingen förändring att ske. Det är viktigt att ha en tydlig policy som är väl kommunicerad med ständiga uppföljningar och korrigeringar. Men om vi skulle lära dig hur man bygger upp och upprätthåller en företagskultur skulle detta vara en helt annan (och mycket längre) artikel.
Du måste skapa en plan för hur du ska ta dig an den här utmaningen och börja minska antalet appar och kanaler samtidigt som du håller dig till din policy.
Vill du se hur andra framsynta franchiseföretag har löst mjukvarudelen och implementerat en enda, enhetlig kommunikationsplattform och förbereder sig för tillväxt?
