Utan ditt franchisesystems DNA kommer det inte att finnas någon replikering och ingen tillväxt. Det är helt enkelt ett evolutionärt faktum.
Published 2017-11-29
Ditt DNA finns i handböckerna för franchiseverksamheten. För alla franchisegivare är systemhandböcker tillsammans med utbildning och internkommunikation grunden för att franchisetagarna konsekvent ska kunna leverera på ditt varumärkeslöfte. Tänk på dem som ditt franchisesystems DNA.

Att dokumentera din verksamhet har flera syften. För att utveckla biblioteket med verksamhetshandböcker måste ditt team komma överens om hur du vill att franchisetagarna ska arbeta, vilka standarder som är viktiga för dig och vilken organisationskultur du vill förmedla till dina franchisetagare. Med en väl utformad uppsättning verksamhetsmanualer och andra manualer kan du försäkra dig om att det finns en central källa till standarder, krav och processer som dina franchisetagare kan följa.

Handböcker måste skrivas för din målgrupp, inklusive franchisetagare, operatörer med flera enheter, masterfranchisetagare, personal på huvudkontoret, personal på fältet och även för din företagsägda verksamhet. Ditt handboksbibliotek fungerar också som huvuddokumentation för din första franchisetagarutbildning och annan utbildning. Du måste säkra så att endast relevanta manualer och information delas med rätt målgrupp, annars har du ett problem.

Förlängning av avtalet

Handböcker för franchisesystem är också en förlängning av ditt franchiseavtal och informationsdokument. Medan franchiseavtal är statiska dokument kan manualer förmedla hur ditt franchisesystem utvecklas för att möta marknadens konkurrensbehov. Ditt manualbibliotek kommer ofta att ändras med tiden, medan villkoren i ditt franchiseavtal i allmänhet förblir desamma, tills din franchisetagare ingår ett efterföljande avtal i slutet av löptiden.

Det är viktigt att vara försiktig med hur manualerna utvecklas och skrivs. Medan du på företagsägda anläggningar har kontroll över din personal, fastställer du standarder i en franchise och det är upp till franchisetagaren att sköta sin verksamhet så att den uppfyller dina standarder, inklusive att sköta sina personalresurser.

Även om franchiseavtalet hänvisar till en verksamhetshandbok i singularis, har franchisetagare i praktiken ett komplett bibliotek av handböcker som kan användas som referens och utbildningsverktyg.

För de flesta fysiska företag börjar nya franchisegivare med två manualer. Den första är handboken för uppstart eller före öppnandet och den andra är handboken för enhetens eller franchisetagarens verksamhet, som i sin tur kan delas upp i en koncepthandbok eller regelbok och en handbok för verksamhet och rutiner. Beroende på verksamhetens art kan det finnas flera ytterligare manualer som du kan behöva, till exempel i restaurangbranschen kommer den första uppsättningen manualer också att innehålla material som recept, matberedning och riktlinjer för livsmedelssäkerhet.

Franchisetagarna kommer att använda handböckerna som en del av det material de använder för att utbilda sin egen personal, så det är viktigt att handböckerna är korrekt utformade. Alla branscher är olika, och den grundläggande uppsättningen manualer kommer att återspegla denna verklighet.

Slutligen kommer ingen av dina manualer att vara bättre om inte franchisetagarna och personalen kan få tillgång till innehållet när de behöver det. Om handböckerna förvaras i tryckta kopior är det en garanti för att de varken läses eller uppdateras och är aktuella. Att gömma dem som pdf-filer i en Dropbox, på en intern server eller på ett gammalt intranät är bara marginellt bättre. Idag finns det smarta och specialiserade molnlösningar som är tillgängliga och prisvärda “från hyllan”. Dessa system möjliggör centralt kontrollerad och rollbaserad åtkomst, onlineuppdateringar i realtid, åtkomst till mobila plattformar, obligatorisk lässpårning, stöd för flera språk samt kraftfull statistik och insikter. Det finns också inbyggda interaktiva checklistor som gör det möjligt för franchisegivaren att faktiskt övervaka att dagliga rutiner och förändringar genomförs och få realtidsrapporter om eventuella avvikelser eller bristande efterlevnad.

En grundläggande uppsättning manualer för ett franchisesystem kan innehålla följande:

För franchisetagare, utvecklare av flera enheter och Master Franchisees

  • Handbok för franchisetagarenhetens verksamhet
  • Handbok för start eller föröppning
  • Handbok för enhetschefer
  • Handbok för anställdas ställning utarbetad för anpassning av franchisetagaren
  • Guide till varumärket
  • Handbok för lokal marknadsföring
  • Handbok för förvaltning av flera enheter
  • Handbok för Master Franchisetagare

För franchisegivarens personal

  • Handbok för försäljning och efterlevnad av franchisekontrakt
  • Handbok för konsulter på fältet

Säg det till dem, säg det igen och kontrollera att de har förstått – det är dags för franchiseutbildning.

Den andra DNA-strängen i ditt franchisesystem

Din investering i ditt manualbibliotek kommer att bli ännu mer värdefull när du använder dem som referensmaterial för utbildning av nya franchisetagare – vilket är en annan viktig förutsättning för att lansera franchisetagare. Genom att tilldela delar av handböckerna som förarbete eller hemarbete får franchisetagarna vana vid att använda handböckerna och förmedlar den viktiga information som de behöver veta. Ett molnbaserat system med obligatorisk lässpårning för manualer gör det möjligt att få enkel tillgång dygnet runt, oavsett var man befinner sig.

Utbildningsprogrammet för nya franchisetagare bör förmedla franchisegivarens vision och de praktiska detaljer som beskrivs i manualerna. Programmet består vanligtvis av webbinarier inför utbildningen, utbildning i klassrum på huvudkontoret, inklusive praktiska sessioner i butik, samt utbildning på plats hos franchisetagaren omedelbart före och under lanseringsveckorna.

Utbildning av franchisetagare gör det möjligt för franchisegivare att skapa en konsekvent leverans av sitt varumärkeslöfte från plats till plats, oavsett marknad. Även om ditt bibliotek med verksamhetshandböcker är det primära referensmaterialet för utbildning av franchisetagare, använder effektiva utbildningsprogram en rad metoder och aktiviteter för att göra det möjligt för franchisetagare att starta, driva och utveckla sina företag på ett effektivt sätt.

Du måste identifiera och definiera de kunskaper, färdigheter och förmågor som varje medlem av franchisesystemet behöver för att utföra sitt arbete enligt varumärkets standarder. Bestäm sedan vilka utbildningsmetoder som är mest effektiva och kostnadseffektiva för varje grupp som behöver utbildning. Du kan gå hela vägen till personalcertifiering som är lagligt kompatibel och som gör det möjligt för franchisesystemet att uppnå konsekventa och hållbara platser.

Några av de utbildningsprogram som kan vara relevanta är:

  • Utbildning för franchisetagare och generaldirektörer
  • Utbildning av anställda för anpassning av franchisetagare
  • Utbildning av franchisegivarens konsulter på fältet
  • Program för att utbilda utbildare så att franchisetagarna kan utbilda sin egen personal.
  • Program för utbildning av utbildare för att göra det möjligt för personal på fältet att genomföra utbildning.
  • Utbildning av enhetschefer
  • Utbildning för byggherrar med flera enheter
  • Utbildning i efterlevnad av reglerna för franchiseförsäljning
  • Internationell och inhemsk utbildning för masterfranchisetagare och områdesrepresentanter.

Företagsutbildning

Alla på huvudkontoret behöver “Franchising 101” för att lära sig skillnaderna mellan att arbeta med anställda och att arbeta med franchisetagare om de inte har arbetat för en franchisegivare tidigare. Och även då skadar det inte att uppdatera sig, eftersom det juridiska landskapet ständigt utvecklas och det kan få rättsliga konsekvenser för franchisegivaren om någon som arbetar för dig gör fel med en franchisetagare eller en anställd.

Franchise Development Manager kommer att rekrytera franchisetagare och representera franchisemöjligheten för potentiella kunder. Det finns kanske ingen position som är mer sårbar för rättsliga repressalier än franchiseutvecklingschefen, eftersom han eller hon representerar franchiseerbjudandet och svarar på frågor om potentiell försäljning och support.

Din Franchise Development Manager bör också ha grundläggande kunskaper om hur dina enheter fungerar så att potentiella franchisetagare kan få korrekta svar på operativa och andra frågor som de kan ha.

Fältkonsulterna kommer vanligtvis från de erfarna operatörerna i systemet. Detta kan vara en general manager eller, om franchisegivaren endast har en butik, kan det vara grundaren som fungerar som fältkonsult för de första franchisetagarna! Fältkonsulterna har i allmänhet redan den operativa expertisen, men kan behöva utbildning i presentationsförmåga för att tillhandahålla utbildning, affärsanalys och konsultation (t.ex. skapa trovärdighet, bygga upp förtroende och ge råd på ett sätt som tas emot väl).

Det är ditt jävla ansvar.

För att franchisetagarna ska få ett bra stöd under hela deras livscykel hos dig är det viktigt att all din kunskap och bästa praxis är väldokumenterad, uppdaterad och lättillgänglig. Det är faktiskt ett av franchisegivarens viktigaste ansvarsområden – att fastställa regler, se till att de följs och övervaka hela systemet.

Tekniken erbjuder en rad olika alternativ för att följa upp utbildningen och kontrollera att franchisetagarna verkligen fick den. Test och frågeformulär online räcker långt, och om du har budget finns det kompletta LMS-plattformar tillgängliga. (system för hantering av lärande)

Delar av denna artikel kommer från MSA

Similar Posts

GDPR – topp 10 för att få din franchise i form?

GDPR – topp 10 för att få din franchise i form?

Franchiseföretag som samlar in och använder uppgifter från europeiska medborgare - oavsett om de är etablerade i EU eller inte - bör redan vara medvetna om att det rättsliga landskapet som gäller för hantering av kunduppgifter har förändrats dramatiskt i och med...