Varför löpande feedback är avgörande för din kedjas utveckling + några råd och mallar för att komma igång.

Att fråga om feedback från hela kedjan kan ibland kännas skrämmande. Det kräver mod att öppna upp för kritik och konstruktiv feedback. Men utan denna insikt, kan du missa värdefulla möjligheter till förbättring och utveckling. Eventuella problem försvinner ju inte bara för att man inte frågar om dem..! Samma sak med riktigt bra saker, frågar vi inte så vet vi inte heller vad vi verkligen gör bra och vad som uppskattas där ute.

Feedback är inte bara ett verktyg för utvärdering – det är en drivkraft för förändring och utveckling inom er centrala organisation och framför allt inom hela er kedja. När du tar emot feedback från dina medarbetare, franchisetagare, deras anställda och andra stakeholders, får du en unik inblick i hur din organisation fungerar, vilka områden som fungerar bra, och vilka som kan behöva förbättring.

I denna artikel lyfter vi fram några viktiga saker att tänka på, ger några handfasta tips på hur man kommer igång och ger dig en mall på en enkät med bra frågor som start. 

I en franchise är det två jämbördiga parter, bådas åsikter räknas. 

I en franchisekedja är samarbetet mellan givaren och tagaren viktigt, men det är också baserat på ett avtal mellan två jämbördiga parter, båda med skyldigheter och rättigheter. 

Tyvärr förekommer det obalanserade förhållande där franchisegivaren oftare kräver efterlevnad än tvärtom. Vad kan då göras för att franchisetagare enkelt skall kunna utvärdera och komma med feedback till sin Givare/huvudman?

För att skapa en konstruktiv och öppen dialog mellan franchisetagare och franchisegivare är det viktigt att etablera tydliga kommunikationskanaler och processer för feedback och utvärdering. En digital plattform som Chainformation kan vara avgörande i detta sammanhang. Den kan till exempel inkludera digitala formulär, både öppna och anonyma för att enkelt kunna lämna feedback, rapportera problem och föreslå förbättringar. 

Regelbundna möten, antingen fysiska eller digitala, är naturligtvis också bra tillfälle för franchisetagare att uttrycka sina åsikter och behov. Som franchisegivare är det viktigt att  uppmuntra till feedback genom att skapa en kultur där det är okej att uttrycka åsikter och att dessa tas på allvar – utan att man “hamnar på någons shitlist!”.

Löpande feedback bygger förtroende

En årlig digital enkät kan bli en viktig del i att upprätthålla en öppen och transparent dialog mellan franchisegivare och franchisetagare. Det ger franchisetagarna möjlighet att anonymt, eller öppet, uttrycka sina åsikter om samarbetet, ge feedback på styrkor och svagheter, samt ge förslag på förbättringar.

Enkäten kan designas för att täcka alla aspekter av franchiseförhållandet, från kvaliteten på det stöd och de resurser som tillhandahålls, till hur franchisegivaren hanterar kommunikation och konfliktlösning.

Det är viktigt att franchisegivaren tar återkopplingen på allvar och arbetar proaktivt med att åtgärda eventuella problemområden. Att följa upp enkätsvaren med åtgärdsplaner och tydlig kommunikation om förändringar kan vara ett effektivt sätt att visa franchisetagarna att deras röster hörs och värderas. 

Att våga fråga: Hur du bygger en feedback-kultur

Att bygga en feedback-kultur inom din kedja börjar med att våga ställa frågor. Frågor om hur organisationen fungerar, vad de tycker om support, produktmix, marknadsföring, hur kunderna uppfattar ditt varumärke och mer. Detta bör dock inte vara en engångshändelse, utan en integrerad del av din organisations löpande strategi. 

Bara för att du aldrig hör någon “klaga” betyder ju inte att allt är bra i paradiset!(Artikel)

En årlig eller halvårsvis undersökning kan vara en bra start, men för att skapa en verkligt robust feedback-kultur bör du överväga att även införa löpande feedback-insamling. Detta kan innebära regelbundna check-ins med franchisetagare, medarbetare, feedback-formulär efter  projekt, kampanjer eller en öppen kanal för medarbetare att dela sina tankar och idéer.

Agera på feedback: Skapa åtgärder och visa resultat

Att samla in feedback är bara halva striden. Nyckeln till en framgångsrik feedback-kultur är att agera på den feedback du får. Detta innebär att du behöver ha en process på plats för att analysera feedbacken, identifiera åtgärder, dela ut ansvar och genomföra dessa. Använder du t.ex Formulärmodulen i Chainformation kan du omedelbart följa och ha en bra överblick på de insamlade svaren. 

När du har identifierat vilka åtgärder som behövs, är det viktigt att kommunicera dessa till din organisation. Visa att du värdesätter deras feedback genom att dela dina planer för förändring och förbättring. Detta skapar en känsla av delaktighet och visar att deras röster hörs och gör skillnad. Det skapar ju naturligtvis också en intern press på supportorganisationen att leverera på detta. 

Feedback som en källa till varumärkesutveckling

Feedback och återkoppling från enheterna i kedjan är inte bara viktiga för intern utveckling på HK – det är också en kritisk del av den löpande utvecklingen av er gemensamma affär i kedjan. Genom att lyssna på feedback från kedjans olika funktioner kan du identifiera områden där ditt varumärke, koncept och rutiner kan stärkas och förbättras.

Ditt varumärke är inte bara din logotyp eller ditt slogan som används externt i marknadsföring – internt står det för upplevelsen av att interagera med din organisation, att vara en del i kedjans gemenskap. Genom att agera på feedback kan du formge denna upplevelse och skapa ett varumärke som inte bara är älskat av kunderna, utan också är värdefullt för franchisetagare och deras anställda medarbetare.

Att fråga om och agera på feedback är ett tecken på starkt ledarskap och en vital del av en framgångsrik, modern organisation. Det visar på att du värderar och uppskattar insikter från din personal, dina kunder och dina franchisetagare, och att du är villig att göra de förändringar som krävs för att förbättra och utveckla. Att visa respekt för båda sidors skyldigheter och rättigheter bygger en sund bas för samarbetet och det blir enklare att genomföra framtida förändringar och leda kedjan framåt. 

Slutsats: Mod, Kraft och Tydlighet

Att skapa en feedback-kultur inom din organisation kräver mod – modet att fråga, att lyssna och att agera på det du hör. Men det kräver också kraft – kraften att genomföra förändringar och visa att du värderar och tar tillvara på den feedback du får.

Och slutligen krävs tydlighet – tydligheten att kommunicera vad du kommer att göra med den feedback du får, och att visa hur den bidrar till att utveckla ditt varumärke och din organisation.

Genom att integrera feedback i din organisations strategi, kan du skapa en starkare, mer anpassningsbar och framgångsrik organisation. Med Chainformation kan man enkelt samla in och hantera feedback på en central plattform, vilket gör det enklare än någonsin att bygga en robust feedback-kultur.

Så ta steget, visa modet att fråga, kraften att agera och tydligheten att kommunicera – och se hur din organisation växer och utvecklas genom kraften i feedback.

Exempelmall på en intern årlig feedback-enkät

När man skickar ut frågor till kedjan och organisationen bör man fundera på vilken väg man vill gå. Anonyma svar, eller svar kopplade till avsändaren. I Chainformations plattform kan detta val enkelt göras i Formulärmodulen. 

Fördelar med anonyma svar:

Ärlighet:
När de svarande vet att deras identitet inte kan kopplas till deras svar är det mer troligt att de kommer att vara ärliga och öppna, även om de har kritiska eller negativa åsikter.

Skydd av personlig information:
Genom att hålla svar anonymt kan man skydda den personliga integriteten för de svarande, vilket kan vara särskilt viktigt i mindre organisationer där de svarande kan känna “obehag” eller vara rädda för repressalier om kritik framförs.

Ökad deltagande:
Människor är mer benägna att delta i en undersökning om de vet att deras svar kommer att vara anonyma. Detta kan leda till en högre svarsfrekvens.

Nackdelar med anonyma svar:

Begränsad uppföljning:
Om du får ett svar som du skulle vilja följa upp, till exempel en speciellt konstruktiv kritik eller ett förslag, kan du inte göra det om svaren är anonyma.

Mindre ansvar:
Anonymitet kan också leda till att människor känner mindre ansvar för sina svar, vilket kan resultera i mindre noggranna eller genomtänkta svar.

Svårare att identifiera mönster:
Om du inte kan koppla svar till specifika individer eller grupper, kan det vara svårare att identifiera mönster eller trender som kan vara viktiga för att förstå resultaten.

Mall för enkät.

Här har vi skapat några typiska och vanliga frågor som kan utgöra en bra bas i att skapa en återkommande “kedjeenkät” och utvärdering av huvudmannens leverans till kedjan.  

___________________________________________________________________

Hej,

Som din franchisegivare är det vår önskan, och skyldighet att skapa bästa möjliga villkor för dig att driva och utveckla ditt företag. Vi värdesätter vårt samarbete högt och din feedback är ovärderlig för oss. Därför bjuder vi in dig till att delta i denna undersökning, som vi planerar att genomföra årligen.

Syftet med undersökningen är att utvärdera hur väl vi som franchisegivare lever upp till våra åtaganden och att identifiera områden där vi kan förbättra oss. Vi kommer att sammanställa resultaten, analysera och utarbeta en handlingsplan för eventuella förbättringar. Denna handlingsplan kommer vi att kommunicera ut till alla er i kedjan så det är tydligt vad vi gör. 

Din deltagande är frivilligt, och ANONYMT* men vi hoppas att du tar dig tid att fylla i enkäten då alla svar kommer att gynna kedjan som helhet. Vi garanterar att dina svar kommer att hanteras konfidentiellt och bara användas för att förbättra vår gemensamma verksamhet.

Tack för ditt engagemang och samarbete!

*Anonymiteten är 100% garanterad, då detta formulär inte sparar eller spårar några data om vem som svarar. 

Hur nöjd är du med stödet du får från franchisegivaren?

Mycket nöjd

Nöjd

Neutral

Missnöjd

Mycket missnöjd

Vet ej/Vill inte svara

Får du tillräckligt med information och utbildning för att driva din verksamhet?

Alltid

Oftast

Ibland

Sällan

Aldrig

Vet ej/Vill inte svara

Hur väl kommunicerar franchisegivaren med dig?

Mycket bra

Bra

Neutral

Dåligt

Mycket dåligt

Vet ej/Vill inte svara

Hur enkelt tycker du det är att hitta tydliga och relevanta instruktioner, rutiner och regler kring hur verksamheten skall drivas i förhållande till konceptet? 

Väldigt enkelt

Ganska enkelt

Inte så enkelt

Ganska svårt

Mycket svårt

Vet ej/Vill inte svara

Får du tillräckligt med marknadsstöd?

Alltid

Oftast

Ibland

Sällan

Aldrig

Vet ej/Vill inte svara

Hur nöjd är du med franchisegivarens hantering av eventuella konflikter eller problem?

Mycket nöjd

Nöjd

Neutral

Missnöjd

Mycket missnöjd

Vet ej/Vill inte svara

Hur lätt tycker du att det är att nå rätt support eller person hos Franchisegivaren?

Väldigt enkelt

Ganska enkelt

Inte så enkelt

Ganska svårt

Mycket svårt

Vet ej/Vill inte svara

Hur skulle du ranka franchisegivarens organisation när det gäller snabbheten i att återkoppla på dina kontakter/frågor?

Snabbt, det är jättebra

Ganska snabbt, det är ok

Inte så snabbt, lite irriterande

Långsamt, det är dåligt

Får nästan aldrig svar, helt värdelöst

Vet ej/Vill inte svara

Hur skulle du ranka franchisegivarens efterlevnad av deras åtaganden?

Utmärkt

Bra

Medel

Dåligt

Mycket dåligt

Vet ej/Vill inte svara

Har franchisegivaren uppfyllt dina förväntningar senaste året?

Överträffat mina förväntningar

Uppfyllt mina förväntningar

Delvis uppfyllt mina förväntningar

Inte uppfyllt mina förväntningar

Avsevärt under mina förväntningar

Vet ej/Vill inte svara

Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera denna franchise till en potentiell franchisetagare?

Mycket sannolikt

Sannolikt

Neutral

Osannolikt

Mycket osannolikt

Vet ej/Vill inte svara

Känner du att du får tillräckligt med stöd från franchisegivaren när det gäller marknadsföring och försäljning?

Ja, alltid

Oftast

Ibland

Sällan

Aldrig

Vet ej/Vill inte svara

Hur nöjd är du med franchisegivarens system för rapportering och uppföljning?

Mycket nöjd

Nöjd

Neutral

Missnöjd

Mycket missnöjd

Vet ej/Vill inte svara

Känner du att franchisegivaren lyssnar och tar till sig av dina åsikter och förslag?

Ja, alltid

Oftast

Ibland

Sällan

Aldrig

Vet ej/Vill inte svara

Hur skulle du bedöma franchisegivarens insatser för att skapa gemenskap och samhörighet i kedjan?

Utmärkt

Mycket bra

Bra

Mindre bra

Dåligt

Vet ej/Vill inte svara

Hur nöjd är du med franchisegivarens insatser för att förbättra och utveckla koncept, varumärke och affärsmodeller?

Mycket nöjd

Nöjd

Neutral

Missnöjd

Mycket missnöjd

Vet ej/Vill inte svara

Hur nöjd är du med det gemensamma inköpssystemet och avtalen med leverantörerna?

Mycket nöjd

Nöjd

Neutral

Missnöjd

Mycket missnöjd

Vet ej/Vill inte svara

Känner du att du har tillräcklig kontakt och samarbete med andra franchisetagare i kedjan?

Ja, alltid

Oftast

Ibland

Sällan

Aldrig

Vet ej/Vill inte svara

Hur värdefulla anser du att de gemensamma aktiviteterna och konferenserna är för din verksamhet och ditt engagemang i kedjan?

Mycket värdefulla

Värdefulla

Neutral

Mindre värdefulla

Inte alls värdefulla

Vet ej/Vill inte svara

Hur nöjd är du med hur franchisegivaren hanterar och kommunicerar ändringar i inköp och leverantörsavtal?

Mycket nöjd

Nöjd

Neutral

Missnöjd

Mycket missnöjd

Vet ej/Vill inte svara

Hur skulle du bedöma möjligheterna till att påverka och bidra inom området inköp och leverantörer?

Utmärkt

Mycket bra

Bra

Mindre bra

Dåligt

Vet ej/Vill inte svara

Finns det något område där du tycker att franchisegivaren kan förbättra sig?

Fritext

Har du några ytterligare kommentarer eller feedback som du vill dela med oss?

Fritext

Eftersom detta formulär är anonymt kan vi inte återkoppla dig. Men om du vill kan du ange din e-post här så vet vi vem du är för vidare kontakt. Om du INTE fyller i detta, är du som sagt 100% anonym. 

Textfält

Tack för din tid och ditt engagemang. Dina svar är mycket värdefulla för oss och kommer att användas för att förbättra vårt samarbete och stödja din verksamhet på bästa möjliga sätt. Vi ser fram emot att höra dina tankar och åsikter.

Med vänlig hälsning,

[Ditt företagsnamn]