kundberättelse
Introduktion
Som en av Sveriges största cafékedjor var det en stor utmaning för Wayne’s Coffee att snabbt och effektivt få ut interna nyheter. Wayne’s Coffee startade redan 1994 och har sedan dess vuxit till att bli en av de största svenska cafékedjorna, idag, 27 år senare, finns närmare 150 Waynes i 8 länder. Men med snabb tillväxt och internationalisering kommer även en del utmaningar, inte minst i form av hur man effektivt kunde kommunicera till alla franchisetagare och anställda.
Utmaning och behov
Att kontinuerligt informera medarbetarna om kedjans aktuella nyheter och aktiviteter har alltid varit viktigt för Wayne’s Coffee och en av de bärande delarna i detta är ett internt veckobaserat nyhetsbrev. Personalen på huvudkontorets marknadsavdelning fick varje vecka lägga mycket tid på att hämta in information från flera olika nyckelpersoner och sedan manuellt sammanställas.
Nyhetsbreven tog även tid att skapa i InDesign och PDF-filer som behövde skickas ut till alla mottagare. När allt fler övergår till att läsa via sina mobiltelefoner så blev PDF-formatet, som är allt annat än optimalt för mobilt läsande, ett växande problem i att nå ut.
Waynes Coffee ville även öka kedjans fokus på kvalitet i driften och underlätta för enheterna att följa koncept och fastlagda rutiner.
Lösning & effekt
Wayne’s har idag gått över till att både skapa och distribuera alla sina interna nyhetsbrev direkt i Chainformations plattform. Anneli Ågren Östlund, Wayne’s Coffees marknadschef och ansvarig för framtagandet av nyhetsbreven, beskriver det som följande ”Det blev både enklare och snabbare, produktionstiden har halverats”.
I plattformen kan Anneli utifrån färdiga mallar skapa basinnehållet och sedan dela det till övriga nyckelpersoner som fyller i sina respektive nyheter. När brevet är klart delar Anneli det enkelt till ett urval av mottagare vilka alla får pushnotiser direkt i mobilerna.
”Den absolut största fördelen har varit att dom nu kan läsa veckobrevet i sina mobiler.”
– Anneli Ågren Östlund, Marknadschef
I Chainformation har kedjan även en mängd digitala checklistor, sina drifts- och franchisemanualer. De lokala caféerna kan enkelt göra daliga rutinchecklistor och eventuella avvikelser identifieras snabbt. Huvudkontoret har egna checklistor för att genomföra Revisionsbesök för att följa upp intern kvalitet på enheterna.
År 2017, utsågs Wayne’s Coffee till vinnare av Årets Franchisekedja av Svenska Franchiseföreningen.
Att använda Chainformation som digital plattform för våra handböcker och dagliga rutiner har underlättat för alla, både ledning, arbetsledare och anställda. Våra dokument har blivit ”levande” och våra anställda uppskattar att alltid ha nära till uppdaterad daglig information.
