När franchisetagare balanserar sina företag på gränsen till det omöjliga är det ditt stöd, din vägledning och din erfarenhet som de behöver mer än någonsin. Du och din ledningsgrupp måste vara deras informationskälla, en säker plats där de kan dela med sig av sina bekymmer och få råd om bästa praxis i sådana situationer.

Men det snabba informationsflödet som krävs när världen är så rörlig kräver en plan, struktur och smarta verktyg att arbeta med. De som är centralt placerade måste få bästa möjliga förutsättningar för att hålla saker och ting ständigt uppdaterade och tillgängliga.

Vi är alla smärtsamt medvetna om att en kris kan inträffa när som helst. När du behöver bekräfta personalens säkerhet, genomföra nödprotokoll och distribuera information till avlägsna platser är e-post och allmänna chattprogram trubbiga och ineffektiva verktyg. Det är ditt intranät som bär upp bördan och ger tillgång till viktig information och kunskap i hela nätverket.

Om det är något som en katastrofal händelse som coronaviruset har lärt oss är det att ha ett säkerhetsnät för kommunikation som ett intranät: både för den vanliga verksamheten och för den extraordinära.

Franchisetagare och anställda som förstår sina roller och ansvarsområden och de nödvändiga eskaleringsförfarandena eller de personer som de ska vända sig till kommer att kunna reagera effektivare på en kris.

Här är våra insikter om hur ett franchise-specifikt intranät kan hjälpa till med detta.

Dela med sig av protokoll, förfaranden, policyer och dokumentation för kriser och nödsituationer.

Intranätet har en nyckelroll som centraliserad förvaringsplats för viktig information. Med hjälp av ditt molnbaserade intranät kan du ge snabb, lätt sökbar och centraliserad tillgång till viktig information som dina franchisetagare och deras anställda behöver.

Ett intranät för franchiseföretag erbjuder en enda åtkomstpunkt, till skillnad från massutskick av e-postmeddelanden, olika appar och kanaler i sociala medier där du inte har någon kontroll över vem som har tillgång eller om viktig information verkligen läses.

Använd funktioner som taggning och nyckelord för att se till att rätt information hittas effektivt i en nödsituation. Användning av funktionalitet för obligatorisk läsning och Läsa spårning för att bekräfta att kritisk information har lästs stöder efterlevnad och säkerställer att personalen läser det du vill att de ska läsa. Skriv meddelanden i farten på intranätet och skicka dem till personalen via mobilappen och push-notiser.

Öka engagemanget för att driva och testa medarbetarnas kunskaper

Det finns en stor huvudvärk för alla som arbetar med internkommunikation när det gäller policyer och rutiner – oavsett hur vi klär dem uppfattas de oftast som “torra”. Att se till att de är korrekt smälta och förstås av personalen på alla platser är en svår kamp, men den är också nödvändig.

Ett sätt att gå vidare är att använda integrerade onlineformulär för att skapa frågesporter och dela enkäter på ditt intranät för att kontrollera att kunskapen behålls i förhållande till policyer, och för att hålla informationen i minnet med hjälp av pulsundersökningar eller frågor på plats. Återigen, åtkomst via intranätet-appen på mobiler enheter och push-notiser är ett absolut måste för att nå ut till din personal snabbt.

Avsätt ett krisområde för dina kristexperter.

Att skapa ett särskilt krisinnehållsområde på ditt intranät kan tjäna flera syften. För det första skapar det ett centralt område där teamet kan samordna information och insatser, brainstorma potentiella krisscenarier och ställa frågor till de anställda.

Med supersnabba verktyg för drag-och-släpp-design kan du skapa dedikerade informationsområden på några minuter. Användning av rollspecifik och ämnesinriktad Forum/Chat Groups kan du utnyttja de anställdas kunskaper från första linjen för att identifiera risker, sårbarheter eller potentiella nödsituationer och på så sätt hjälpa till att minimera eller till och med mildra dessa händelser. Om en krissituation uppstår kan push-notiser på flera enheter och flera platser stödja gräsrotsanställda. Identifiera och hitta de ansvariga under en kris snabbt och effektivt och eskalera problemen till rätt personer.

Ge information uppifrån och ner från “de som vet”.

När en kris inträffar börjar ryktena att spridas. Undvik spekulationer eller felaktig information genom att ge alla intressenter all information du kan på ett enda, centraliserat ställe.

Även om personlig kommunikation från ledande representanter ger värdefulla garantier, är det värdefullt att ha en skriftlig backup som man kan hänvisa till.
Ge en översikt över situationen, ge vägledning eller “nästa steg” för hantering av krisen om det är tillämpligt, och länka till relevanta policyer, förfaranden eller personer.
Genom att ha all information på ditt intranät kan du se till att dina franchisetagare känner sig lugna, informerade och engagerade. Cheferna kan också snabbt spela in, bädda in och dela korta videoklipp, vilket ger meddelanden en mer “mänsklig” touch.

Med Med rollbaserade behörigheter hjälper ditt intranät till att rikta rätt information till rätt målgrupp och undvika överbelastning av information. Om du är ett internationellt nätverk är detta ännu viktigare på grund av nationella skillnader och språkpreferenser.

Ge kortare, frekventa uppdateringar och delegera nedåt i befälskedjan.

Beroende på krisens karaktär har vi ofta inte all nödvändig information på förhand: det finns många rörliga delar, situationer utvecklas och förändras ofta snabbt.

Se till att relevanta personer får information och varningar i realtid med snabba länkar till ytterligare information om det behövs. Det kan du göra genom att använda riktad delning till individer, team eller platser – eller till relevanta policyer, sidor eller områden på intranätet. Med hjälp av roller och åtkomstnivåer kan du delegera åtkomst till lands-/områdeschefer och franchisetagare till funktioner som gör det möjligt för dem att kommunicera lokala uppdateringar med dem som är under deras ledning. Med inställningar för meddelanden får enskilda personer varningar via e-post och push-notiser i mobilen för att hålla dem informerade.

Skapa en verktygslåda för franchisetagare för sociala medier under en kris

Varje person som har ett konto i sociala medier kan bli talesman för din organisation, särskilt om problem eskalerar och alla blickar riktas mot företagets svar. I stället för att försöka tysta franchisetagare och anställda, varför inte stärka dem?

En “krisverktygslåda för franchisetagare” är ett relativt nytt koncept, och många franchisegivare är förståeligt nog försiktiga med att ge franchisetagare och personal information med det enda syftet att uppmuntra dem att gå ut i offentligheten. Men om vi kan tänka oss att de kommer att göra det ändå (vilket du mycket väl vet), är det vettigt att vara de som vägleder budskapet om möjligt. Med förinställda mallar på intranätet är det lätt att kopiera dem till andra kanaler.

Samordna hjälp, stöd eller insatser.

I en kris- eller katastrofsituation som har en känslomässig, fysisk, ekonomisk eller situationell påverkan på personer – oavsett om det är kollegor eller allmänheten – finner vi att de flesta vill hjälpa till.

Att använda ett innehållsområde i ditt intranät för att skapa en “volontärcentral” online kan vara användbart för att underlätta eller tillgodose detta behov. Forum kan användas av franchisetagare för att be om eller erbjuda stöd och för att publicera information om hur de hanterar situationen. Att dela med sig av information via nätverk är kraftfullt och stärker känslan av att “höra till”, att inte vara ensam i en svår situation. Kärnan i franchising.

Ditt intranät i hjärtat av en kris

Ett kommunikationscentrum som ett intranät för franchiseföretag är ett kraftfullt kommunikationsverktyg som för samman dina medarbetare när det är viktigt. Genom att använda den effektivt och tänka utanför boxen – både före och under en krissituation, oavsett vilken typ av kris det handlar om – kan man uppmuntra en lugn, informerad och stödd personalstyrka.

Funktioner som digitala, interaktiva checklistor hjälper dig att säkerställa att relevanta förfaranden eller rutiner utförs på ett lämpligt sätt enligt standardrutiner på alla platser och i alla butiker. Rapporter i realtid, meddelanden och feedback om avvikelser håller både den lokala och centrala ledningen informerad om eventuella problem som uppstår.

När personalen har inflytande och är välinformerad blir hanteringen av en kris effektivare, oavsett om den är intern eller extern. De kommer inte bara att kunna ge nödvändig kundservice och support, utan de kommer också att ge en bra bild av din organisation och dess förmåga att reagera, skydda ditt varumärkes rykte och minska långvariga negativa effekter.

Vi kan hjälpa dig att snabbstarta ditt intranät för franchiseföretag och få det igång på 2 dagar.

Det är viktigt att hålla dina anställda uppkopplade i dessa tider utan motstycke. Kom igång med ditt intranät på bara några dagar – och samla din organisation.

Registrera dig för en helt gratis 30-dagars provperiod (inget kreditkort krävs)