Det är dock ett stort misstag, och det kan kosta franchisegivare och franchisetagare mycket pengar.
Resultatet är en ström av e-postmeddelanden som dagligen strömmar in i franchisetagarnas inboxar. De får så mycket information att de inte har en chans att ta till sig den och använda den till sin fördel. Mycket av det ignoreras helt enkelt, till och med viktig information som kan göra skillnad för hur bra dina franchisetagare presterar.
E-post är nästan lika gammalt som själva internet. Och egentligen har den inte förändrats särskilt mycket sedan starten. Meddelanden hamnar i inkorgen, du läser dem – eller försöker läsa dem – och antingen samlas de på hög eller hamnar i papperskorgen. När e-postmeddelanden inte blir lästa, vänder sig många till chattappar och sociala medier för att göra situationen ännu värre, vilket leder till att allting blir till ett kaos av meddelanden.
Läs vår tidigare artikel om: “Varför för många kommunikationsappar kommer att orsaka allvarliga problem för ditt franchisenätverk.”
Lösningen på informationsöverflödet är smart kommunikation. Med en molnbaserad hubb kan franchisegivare lagra information och distribuera den i ett snabbt, målinriktat och lättförståeligt format.
Denna information kan också göras så relevant som möjligt. Varje meddelande kan skräddarsys till rätt roller och funktioner inom franchisenätverket så att mottagarna kan fokusera på det de behöver fokusera på just nu. En franchisetagare med flera enheter behöver till exempel inte samma information som en deltidsanställd försäljare, men båda måste vara en del av samma nätverk.
Se det på det här sättet. Istället för att svinga en brandslang kan franchisegivare ge information till intressenterna genom ett sugrör. Det är lätt att förstå, enkelt att använda och de kan styra hur snabbt informationen tas emot.
Du måste också ta hänsyn till att målgrupperna förändras. Nu har vi en snabbt växande arbetsstyrka bestående av generation X och Z, och de som börjar arbeta för första gången känner i stor utsträckning inte till e-post, det är något för “gamla människor”…!
Det är dags för ditt företag att byta ut massutskick av intern e-post mot en enda enhetlig kommunikationsplattform.
E-post kan vara bra för att skicka kvitton till kunder eller dela semesterplaner, men det är långt ifrån idealiskt för användning i franchisenätverk.
När du skickar ett e-postmeddelande skapar du lika många kopior av informationen som det finns mottagare. Detta är slöseri och riskerar också att bli skräppost och att överbelasta de anställda med information.
Dessutom finns det en risk att mottagaren lätt kan trycka på “Vidarebefordra”, och då är det bara Gud som vet var din interna och potentiellt strategiska information hamnar!
E-post är också avsett för att kommunicera med enskilda personer, inte med grupper eller funktioner inom en franchiseorganisation. Varje franchise har olika roller och nivåer med egna funktioner. Den mesta informationen från franchisegivaren är riktad till grupper av personer med dessa funktioner,
inte till enskilda personer själva
.
Meddelanden om nya marknadsföringskampanjer, uppdateringar av prislistor, ändringar av policy eller förfaranden eller nya leverantörer är till exempel alla funktionella meddelanden utan personligt innehåll.
Franchisegivare måste också upprätthålla en uppdaterad e-postlista över alla intressenter inom organisationen, vilket kan vara arbetsintensivt och svårt att göra på ett korrekt sätt. Det är lätt att föreställa sig att nyanställda inte får ta del av viktig information, t.ex. ändringar i verksamhetshandboken, eller att information av misstag går till före detta anställda. Med en dedikerad Unified Communications-plattform kan varje områdeschef eller franchisetagare hantera sin egen lokala personal och sina egna användare och skapa en alltid aktuell katalog.
Överföringen till en ny franchisetagare försvåras.
Att förlita sig på e-post gör det också svårare att överlämna franchise. Låt oss till exempel säga att en franchisetagare slutar efter fem år. Under årens lopp har deras e-postkonto fyllts med (förhoppningsvis) användbar information som de inte längre behöver och definitivt inte ska ha tillgång till. Den nya franchisetagaren har dock en tom inkorg och har mycket att lära sig när han eller hon börjar sin nya roll.
Så hur kan du se till att rätt information alltid är tillgänglig för alla teammedlemmar? Med en enda enhetlig kommunikationsplattform lagras, märks och indexeras all information, vilket gör det superenkelt för alla nya franchisetagare och personal att hitta det de behöver och att enkelt få grepp om historiska händelser och problem. Den kollektiva kunskap som byggs upp med tiden är en av de största tillgångarna för hela franchiseföretaget.
Det är också svårt att hitta information via e-post. Det är svårt att söka i e-posthistorik, medan information i bilagor är nästan omöjlig att hitta. Även om du har en inkorg full av användbar information är den i praktiken värdelös om du inte kan hitta den. Dags att skaffa “fler nålar – mindre höstack”.
Hur Chainformation kan göra skillnad för ditt franchiseföretag
Chainformation-plattformen är en molnbaserad tjänst som är redo att lanseras och som gör det möjligt för franchisegivare att uppnå denna typ av informationsdistribution utan IT-problem eller behov av skräddarsydd utveckling.
Chainformation ger franchisegivare verktygen för att kanalisera sin interna kommunikation och dela kunskap på ett effektivt sätt. Information kan filtreras för olika rollbaserade åtkomstnivåer, vilket gör att systemet passar smidigt in i alla organisationsstrukturer.
Dessutom kan du enkelt dela dagliga uppdateringar, kampanj- och marknadsföringsmaterial, utbildningsvideor, verksamhets- och koncepthandböcker, prislistor och leverantörsuppdateringar – all den viktiga information som gör att franchisetagare kan fungera smidigt.
Med några få klick kan all information delas med franchisetagarens personal eller externa användare som leverantörer eller partners.
Integrerade verktyg för digitala checklistor och uppgiftshantering säkerställer ett effektivt lokalt genomförande av varumärkesstandarder.
En banbrytande lösning för hantering av franchiseföretag
Chainformation Franchise Operations Platform är en förstklassig lösning som bygger på den senaste tekniken för webbapplikationer. Den har optimerats till 100 % för mobila enheter men stöder även stora datorskärmar på kontoret.
Den har också sociala funktioner. Du kan låta ditt nätverk interagera, dela information, skriva inlägg, registrera likes och kommentera andra inlägg, precis som de skulle göra på Facebook, Instagram eller LinkedIn. Skillnaden är att med Chainformation har du kontrollen. Du kan bestämma vilka användare som får tillgång till olika funktioner och du kan se till att ingen information delas utanför nätverkets gränser.
Installationen kräver inga förkunskaper, och inom några veckor kan du ha en fungerande plattform för franchisingverksamhet igång.
Vill du se hur andra framsynta franchiseföretag har löst mjukvarudelen och implementerat en enda, enhetlig kommunikationsplattform och förbereder sig för tillväxt?
