Har du någonsin tänkt: “Hur kommer det sig att de inte läser våra handböcker…?”

Låt oss bara säga att det inte är en särskilt unik fråga bland franchisegivare och supportteam.

Här är fyra grundläggande faktorer som avsevärt kommer att öka din förmåga att få dina franchisetagare och team att faktiskt läsa och använda “manualen”, och all annan information du delar med dig av för den delen? Jag tror också att det är dags att uppgradera manualen till “Brand Knowledge-Base”, eftersom det är en mer korrekt beskrivning av vad den faktiskt är.

1. Information och instruktioner måste vara uppdaterade, relevanta och i samklang med hur ditt företag drivs idag. Det är en pågående process där smidighet är avgörande. Papper, pärmar och packade filservrar räcker inte längre. Det är en kunskapsbas.

2. Den måste vara lättillgänglig när den behövs, vilket i dag innebär att den finns i molnet, på mobila enheter och är lätt sökbar.

3. Informationen måste vara målinriktad, vilket innebär att rätt information/avsnitt är tillgängliga för människor beroende på deras roll/funktion/position.

4. Du måste kunna verifiera att den faktiskt blir läst. Inte bara att den överlämnades eller “skickades”. Och vidta åtgärder vid bristande efterlevnad.

Låt mig kort utveckla detta.

1. Måste vara relevant:

Du kan förstås stödja dig på den avtalsmässiga och juridiska statusen för din Ops.manual – det är ett obligatoriskt dokument – läs det! Men om de gör det, vad skulle de då hitta? Hur relevant är innehållet i dag, är det användbart för dem, kan de få några fördelar genom att tillämpa det som beskrivs och skulle dessa resultat skapa förtroende för ytterligare referenser?

Slutsats: Om det är ett för stort projekt och för besvärligt att hålla dina manualer i synk med affärslivet måste du se på smartare sätt att hantera dem i den digitala tidsåldern.

2. Tillgänglighet:

Hur lätt är det för en franchisetagare och personal att snabbt hitta referensinformation i din Ops.Manual när de har en situation att hantera eller en teammedlem att besvara? Vad händer om de jobbar hemifrån eller om du inte är på kontoret.

Slutsats: Om de har snabb och enkel tillgång kommer mindre tid att gå åt till att ställa standardfrågor som redan har standardiserade svar.

3. Riktad tillgång

Din Ops.manual och andra delar av Brands “kunskapsbas” bör vara tillgänglig för dem som behöver och använder den i enlighet med deras specifika uppgifter och roll. De olika rollerna och positionerna du har är din målgrupp. En försäljare eller kassör behöver annan åtkomst än butikschefen eller lagerpersonalen. Principen om “behov av att veta”.

Slutsats: Det finns för mycket information där ute, i för många kanaler, och dina viktiga saker går bara förlorade – eller ignoreras.

4. Lita på – men kontrollera

Berömda ord från Ronald Reagan på den tiden, men de är fortfarande vettiga. Bara för att du överlämnar en handbok och får ett kvitto betyder det inte att den (någonsin) kommer att läsas. På en digital plattform kan du kontrollera läsningen och spåra den till sidnivå. Med hjälp av verktyg som digitala checklistor och Task Manager kan du också kontrollera att allt har genomförts i verksamheten.

Slutsats: Att gå från kunskap till handling gör hela skillnaden.

Slutsats

Det är viktigt att dina franchisetagare läser och använder din verksamhetshandbok, men hur ser du till att det sker? För det första måste manualen vara aktuell och relevant för hur din franchise fungerar idag, vilket är enkelt med Chainformation Digital Handbook. Om du vill vara säker på att personalen verkligen läser manualen måste den dessutom vara lättillgänglig på alla enheter. Med Chainformation-plattformen kan du dela all information direkt i molnet och samtidigt rikta dig till rätt team baserat på deras roll/funktion/position. Slutligen måste du kunna verifiera att informationen faktiskt har lästs av din personal. Lyckligtvis har du med Chainformation tillgång till läskontroll och spårning.

VANLIGA FRÅGOR

Varför är verksamhetshandböcker viktiga?
Handböcker innehåller information som du och din personal behöver för att driva din franchise på bästa möjliga sätt. För att manualerna ska vara värdefulla måste de dock uppdateras med relevant information och vara lättillgängliga för rätt personer. Allt detta är möjligt med Chainformation-plattformen.

Hur ser du till att din personal läser handböckerna eller annan information som jag delar med mig av till dem?
Det är större chans att informationen läses om den är relevant, tydlig och lättillgänglig. Chainformation gör det enkelt att hålla manualen uppdaterad och se till att personalen har tillgång till den mest relevanta informationen som behövs i det dagliga arbetet. Tack vare Chainformations molnplattform är allting också lätt sökbart och naturligtvis tillgängligt på alla enheter.

Hur säkerställer du att den information som du delar med dig av genomförs?
Med Chainformations verifierings- och spårningsverktyg kan du se i realtid när information läses och uppgifter slutförs.