Fem tips för checklistor i din kedja – som fungerar!

posted in: Blogg | 0

Som operativ ledare är du säkert bekant med begreppet digitala checklistor. Vi vill med detta dela med oss av våra erfarenheter av hur man framgångsrikt får checklistor att bli en självklar vardagsrutin. Med målet att nå effektiv konceptefterlevnad hoppas vi dessa tips kan vara värdefulla.

1. OMFÅNG

Ju enklare ju bättre gäller! Antalet kontrollpunkter är helt avgörande för mottagandet. “Gamer-generationen” möter vi bäst med snabba belöningar – korta checklistor som snabbt signalerar “klart” är en effektiv väg att göra checklistor till en del av vardagen. I strävan att kvalitetssäkra rutiner är det lätt att vara ambitiös, rycks du med kan det lätt bli omfattande och då upplevas som krävande. Lösningen är att dela upp rutiner på flera checklistor, som i sin tur delas ut till olika roller i organisationen.

2. FRÅGORNAS FORMULERING

För att undvika missförstånd kring vilka arbetsmoment som faktiskt ska utföras, visar sig kortfattade frågor ge bäst effekt. Det enkla är alltid en utmaning – men nödvändigt för checklistor då de blir medarbetarnas dagliga följeslagare. Rutiner skall självklart utföras grundligt, samtidigt är målet också att bli effektivare över tid. Efter ett tag sitter rutinen i utförarens minne. Länkar i varje kontrollpunkt leder till handböcker, videos eller andra instruktioner som i detalj påminner om utförandet av varje punkt.

Kontrollfrågorna ställs så att det är möjligt att svara ”OK”-, eller ”inte OK”. Frågor formuleras koncist och delas upp – t.ex. ”Golvet rent och fritt från skräp?” samt ”Displaydisken fylld enligt standard?”. Undvik negationer och sammanskrivningar av typen ”Golvet är orent och displaydisken uppfyller inte vår merchandising-standard?”

3. CHECKLISTANS ÅTERKOPPLING

Resultatet av checklistornas inrapportering är omedelbar lägesrapportering som möjliggör snabb åtgärd och återkoppling. Den som rapporterar kan direkt från en mobil enhet bifoga bilder som bekräftelse på utförd rutin eller som visar på en avvikelse. Bilder som t.ex. bekräftar uppskyltning enligt instruktion eller som illustrerar en trasig skylt ger tydlighet. I kombination med skriftliga kommentarer blir det svårslaget slagkraftigt! Vad som behöver åtgärdas blir uppenbart och med det följer förväntningarna på återkoppling.

4. CHECKLISTANS TILLTÄNKTA ANVÄNDARE

Alla roller för en given rutin måste finnas i åtanke när checklistan utformas. Utöver medarbetare som dagligen fyller i finns också de som dagligen följer upp och återkopplar baserat på vad checklistorna signalerar. Glöm inte kraften i den totala statistiken – rätt implementerat blir det en avgörande instrumentbräda för uppföljning på högsta nivå.

Välj vilken frekvens som är relevant för rutinen. Här väger du in den standard som kedjan definierat. Inte bara ur perspektivet att återkommande kontrollera något, utan även för ledning att hinna åtgärda. Rutiner är ofta kopplade till tid på dygnet. Att förbereda för och samla ihop sig efter lunchrusning är vanliga exempel. Sommaren innebär att ställa iordning en solig uteservering medan vintern gör behovet av andra rutiner tydligt.

Ta hänsyn till medarbetarnas arbetsscheman – här finns en tydlig koppling till den enskildes möjlighet att utföra kontroller.

5. CHECKLISTANS IMPLEMENTATION

Hela syftet med checklistor är att ge den enskilde tydligare möjlighet att bidra till den totala kundupplevelsen och att konceptet därmed lämnar önskat intryck hos kunden! Checklistor ger medarbetare möjlighet att göra rätt saker, i rätt tid och på förväntat sätt. Individens trygghet och inspiration kommer då på köpet!

Är du mer nyfiken på hur digitala checklistor fungerar? Eller vill du veta mer om marknadens ledande molntjänst för franchise- och kedjeföretag som vill öka sin effektivitet och kundnöjdhet? Besök chainformation.com – välkommen!

Lämna ett svar